Dati personali e DPO: Chi è, cosa fa e perché è un riferimento importante anche per ogni realtà aziendale

Oggi i dati – personali e non, sono uno degli asset più preziosi per qualsiasi organizzazione, rappresentano lo strumento con cui ad ogni livello di ciascuna realtà d’impresa vengono prese le decisioni per svolgere al meglio il proprio lavoro. Non a caso vengono spesso definiti il “nuovo petrolio”: una risorsa strategica che genera valore e che richiede attenzione, metodo e responsabilità. La protezione dei dati, come quelli personali, non è soltanto un adempimento formale, è una scelta che precede l’impegno nella direzione dell’accountability ed impatta la qualità del lavoro, la fiducia dei clienti, la reputazione dell’azienda e, in definitiva, la solidità del business nel tempo.

In questo contesto s’inserisce una figura professionale ormai centrale nel panorama europeo ed italiano: il Data Protection Officer (DPO o Responsabile della Protezione dei Dati), introdotto nel 2018 dal regolamento europeo e denominato GDPR per armonizzare e garantire una conforme gestione dei dati personali a livello di unione. Questo ruolo, Responsabile della Protezione dei Dati, può essere assolto da una risorsa interna oppure esterna all’organizzazione aziendale ed è una figura trasversale per definizione. Deve possedere delle conoscenze generali e specifiche, navigare tra la normativa, comprendere i processi tecnologici, le dinamiche proprie aziendali e dialogare con il management mantenendo un ruolo indipendente nelle scelte. È il punto di riferimento sia per l’azienda che per l’Autorità di controllo, in materia di dati personali.

Il compito principale non è semplice nella definizione (inteso come calato nella realtà delle dinamiche aziendali) tanto è vero che anche la normativa è stata specificata dal gruppo di lavoro europeo per chiarire ulteriormente gli ambiti di applicazione quotidiani, e, è delicato nella pratica: aiutare l’organizzazione a trattare i dati in modo conforme alle regole. Questo significa monitorare i processi, svolgere attività di audit, fornire consulenza continua e supportare l’azienda nell’adozione delle migliori pratiche in materia di privacy e gestione dei dati personali.

Il DPO, utilizzando una parola stretta che può comunque rendere l’idea in materia di audit e sorveglianza delle policy, non è soltanto un ‘controllore’. È una figura più consulenziale che accompagna l’azienda nelle decisioni strategiche legate ai dati, contribuendo a prevenire rischi, evitare sanzioni e costruire nel tempo un rapporto di fiducia con clienti, dipendenti e partner.

In Italia la nomina è obbligatoria in alcuni casi ben definiti, tra cui:

• Pubbliche Amministrazioni ed enti pubblici;
• aziende che effettuano monitoraggi regolari e sistematici su larga scala;
• realtà aziendali che trattano dati particolarmente delicati, come quelli sanitari, giudiziari o biometrici;
• organizzazioni aziendali e del cosiddetto terzo settore, che basano una parte rilevante del proprio business sull’analisi e combinazione dei dati.

Anche quando non è formalmente obbligatorio, il Garante raccomanda fortemente la nomina di un DPO, soprattutto per le PMI che gestiscono database dati strutturati e significativi. È una misura concreta di responsabilizzazione e buona governance (il tema dell’accountability | responsabilizzazione è centrale nel regolamento europeo GDPR).

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